Tips voor een succesvol duurzaamheidsverslag

4 december 2012
BECO hielp al heel wat bedrijven en organisaties met het opstellen van een duurzaamheidsverslag. We weten dus als geen ander welke addertjes er onder het gras leven en hoe je deze kan vermijden. De volgende tips helpen je duurzaamheidsverslag aantrekkelijk, relevant en doeltreffend te maken.

  • Structureer je MVO-beleid

We raden aan om in het bedrijf eerst inzicht te krijgen in de activiteiten op vlak van MVO, vooraleer je hierover communiceert. Een ISO 26000-scan kan je tonen waar je organisatie vandaag staat op het vlak van MVO en waar nog aan gesleuteld moet worden

  • Werk volgens GRI

De GRI-richtlijnen gelden als een uitstekende basis voor een duurzaamheidsverslag. Ze zorgen ervoor dat je verslag steunt op relevante en internationaal aanvaarde informatie.

  • Innoveer qua vorm

De tijd van uitsluitend papieren duurzaamheidsverslagen ligt achter ons. Er bestaan intussen vele alternatieven. Innoveer ook in de vorm.

  • Opteer voor een sterk voorwoord

Zorg ervoor dat de persoon die het voorwoord schrijft zelf ook het verslag gelezen heeft.  Niets zo onprofessioneel als een voorwoord dat geen raakpunten heeft met het verdere verslag.

  • Laat niet enkel je positieve kant zien

Een organisatie die enkel focust op haar successen, zal het argwaan van de lezer snel wekken. Laat dus ook je minpunten aan bod komen en koppel er meteen doelstellingen aan vast. Deze doelstellingen kunnen als een leidraad fungeren voor toekomstige verslagen.

  • Wees transparant en volledig

Probeer zo transparant mogelijk te zijn in je informatieverstrekking. Het geven van onvolledige info komt niet goed over. Wanneer het niet mogelijk is om volledig te zijn, leg dan ook uit wat daarvan de reden is.

  • Meer is niet altijd beter

Probeer de lezer van je verslag niet neer te slaan met een bijbel aan informatie. Je beperkt je beter tot de essentie. Zo hou je de aandacht van de lezer erbij en toon je ook aan dat je weet wat belangrijk is en wat niet.

  • Voeg multimedia toe

Wees creatief en maak je verslag aantrekkelijk voor de lezer. Foto’s en video’s zijn hiervoor ideaal maar denk eventueel ook verder. Naast het aangename aspect voor de lezer, is het ook een manier om bepaalde informatie duidelijk over te brengen. BECO begeleidde Vanden Broele en Kringwinkel Antwerpen met hun originele duurzaamheidsverslagen via de communicatietool Prezi.

  • Doe aan benchmarking
Het kan interessant zijn om de resultaten van je bedrijf te toetsen aan sectorgemiddelden en dit te verwerken in je verslag. Zo toon je aan hoever de organisatie staat t.o.v. bijvoorbeeld de concurrenten.  De GRI-indicatoren maken benchmarking mogelijk. 
  • Overweeg assurance
Voor diegenen die kosten noch moeite sparen, kan een externe en onafhankelijke controlecheck dé manier zijn om de juistheid en geloofwaardigheid van je verslag te vergroten.
  • Zonder stakeholders geen succes
Een organisatie kan niet draaien zonder haar belanghebbenden (klanten,  werknemers, raad van bestuur, buurtbewoners…).  Je zal hen dan ook moeten betrekken bij de opstelling van je verslag. Interviews, citaten of getuigenissen werken goed, maar betrek je hoofdbelanghebbenden ook bij de precieze inhoud van het verslag. Overleg op voorhand wat er in het verslag moet staan en/of stuur het alvorens te publiceren rond voor feedback. Stem bovendien ook de taal en schrijfstijl van het verslag af op je doelpubliek/stakeholders.
  • Vraag feedback achteraf
Dit kan d.m.v. een feedbackformulier toe te voegen aan het verslag. Zo bekom je nuttige informatie van je stakeholders. Hun feedback zorgt ervoor dat je in de toekomst betere en completere verslagen kan publiceren.